Ricevute digitali e un archivio che regge

Gli scontrini di carta svaniscono, si perdono e si accumulano nelle scatole da scarpe, così quasi tutti finiscono per fotografarli. La domanda ragionevole è se la foto valga. Nella maggior parte dei sistemi fiscali sviluppati la risposta è sì da anni, con condizioni su leggibilità, integrità e durata di conservazione.

Una scansione di solito vale quanto la carta

Molte amministrazioni accettano esplicitamente copie digitali, purché complete, leggibili e non alterate. In Italia la conservazione sostitutiva a norma consente di sostituire l'originale cartaceo quando il processo rispetta le regole tecniche previste; Regno Unito, Stati Uniti e Australia ammettono le scansioni per quasi tutti gli usi. Le condizioni si somigliano: documento intero, bordi compresi, leggibile ed esibibile su richiesta. L'errore tipico è tagliare il totale, non il formato del file.

Per quanto conservarle

Il termine lo fissa la tua amministrazione e varia: in Italia dieci anni per le scritture contabili secondo il codice civile, con termini di accertamento fiscale più brevi; sei anni nel Regno Unito, cinque in Australia, da tre a sette negli Stati Uniti a seconda dei casi. Se l'acquisto riguarda un bene che possiedi ancora — un macchinario, un veicolo, una ristrutturazione — conserva il documento finché lo possiedi più il termine: è quello che stabilisce il costo quando lo venderai.

Digitalizzare senza creare caos

Una cartella con diecimila file chiamati IMG_4821 non è un sistema di archiviazione. Nomina ogni file con data, venditore e importo, in quest'ordine, così ordinare per nome equivale a ordinare per data. Tieni i file in un posto con copia in due luoghi, non solo sul telefono che ha scattato. E acquisisci al momento dell'acquisto invece che in una sessione mensile di recupero: gli scontrini che spariscono sono quelli che hanno aspettato.