Электронные чеки и хранение, которое выдержит проверку
Бумажные чеки выцветают, теряются и копятся в коробках из-под обуви, поэтому почти все рано или поздно начинают их фотографировать. Разумный вопрос — считается ли фотография. В большинстве развитых налоговых систем ответ уже много лет утвердительный, с условиями о читаемости, полноте и сроке хранения.
Скан обычно равноценен бумаге
Многие налоговые ведомства прямо принимают цифровые копии при условии, что копия полная, читаемая и неизменённая. В России кассовый чек изначально существует и в электронном виде: оператор фискальных данных передаёт его в налоговую, а покупатель может получить электронный экземпляр. Великобритания, США и Австралия допускают сканы почти для всех целей. Условия схожи: документ целиком, вместе с краями, читаемый и предъявляемый по требованию. Типичная ошибка — обрезанный итог, а не формат файла.
Сколько их хранить
Срок задаёт налоговое ведомство, и он различается: в России — не менее пяти лет для данных бухгалтерского учёта и четыре года для документов, необходимых для исчисления налогов; шесть лет в Великобритании, пять в Австралии, от трёх до семи в США в зависимости от ситуации. Если покупка относится к имуществу, которым вы всё ещё владеете — станок, автомобиль, ремонт, — храните чек столько, сколько владеете вещью, плюс срок: именно он определит стоимость приобретения при продаже.
Оцифровка без хаоса
Папка с десятью тысячами файлов вида IMG_4821 — не система хранения. Называйте каждый файл датой, продавцом и суммой именно в таком порядке, тогда сортировка по имени будет сортировкой по дате. Держите файлы там, где есть резервная копия в двух местах, а не только на телефоне, которым снимали. И снимайте в момент покупки, а не раз в месяц навёрстывая: теряются как раз те чеки, которые ждали.
Частые вопросы
Можно ли выбросить бумагу после сканирования?
Во многих случаях да, для обычных покупок, когда полная и читаемая копия надёжно сохранена. Для отдельных документов и регулируемых отраслей есть исключения. Если чек подтверждает что-то необычное или дорогое, храните бумагу до конца срока.
Считается ли чек, пришедший по электронной почте?
Да. Чек, присланный продавцом письмом, — это оригинал, а не копия. Архивируйте само письмо, а не скриншот: в нём есть отправитель и отметка времени, которые делают его проверяемым.
А чеки, которые я делаю сам?
Чек, созданный для собственного учёта, — это ваша запись, а не доказательство продажи третьим лицом. Для контроля расходов, восстановления утраченного документа в своих книгах, макетов и дизайна это нормально, но он не заменяет документ, выданный настоящим продавцом, и выдавать его за таковой — мошенничество в любой стране.
Сделайте чек прямо сейчас. Введите заказ, посмотрите, как он печатается строка за строкой, скачайте PNG. Бесплатно, в браузере, ничего никуда не отправляется.
Открыть BNJ Receipt