電子レシートと、調査に耐える保存

紙のレシートは消え、失くなり、靴箱にたまります。だから結局はほとんどの人が写真に撮ります。もっともな疑問は、その写真が認められるかです。先進国の税制の多くでは、読みやすさ・完全性・保存期間の条件つきで、何年も前から答えは「はい」です。

スキャンは概ね紙と同等

多くの税務当局は、完全で読めて改変されていないことを条件に、電子的な写しを明示的に認めています。日本では電子帳簿保存法のスキャナ保存制度が要件を定めており、英国・米国・オーストラリアも大半の用途でスキャンを認めます。条件はどこも似ています。端まで含めた書類全体、読めること、求められたら提示できること。失敗の型は、ファイル形式ではなく、下端の合計を切り落としてしまうことです。

保存期間

期間は税務当局が定め、国ごとに異なります。日本では帳簿書類は原則七年（欠損金がある事業年度は十年）、英国は六年、オーストラリアは五年、米国は状況により三年から七年です。その買い物が今も所有している資産 — 機械、車両、建物の改修 — に関わるなら、保有している間ずっと、さらに保存期間分だけ領収書を残してください。売却するときの取得価額を決めるのがその書類だからです。

散らからない電子化

IMG_4821という名前のファイルが一万個入ったフォルダーは、保存の仕組みではありません。各ファイルを日付・売り手・金額の順で命名すれば、名前順の並べ替えがそのまま日付順になります。撮影した端末だけでなく、二か所にバックアップのある場所に置いてください。そして月末にまとめてではなく購入のその場で撮ること。消えるレシートは、いつも待たされたレシートです。