전자 영수증과 조사에 견디는 보관

종이 영수증은 지워지고, 사라지고, 신발 상자에 쌓입니다. 그래서 결국 거의 모두가 사진을 찍습니다. 합리적인 질문은 그 사진이 인정되느냐입니다. 대부분의 선진 조세 제도에서 답은 여러 해 전부터 '그렇다'였습니다. 가독성, 완전성, 보관 기간이라는 조건이 붙습니다.

스캔은 대개 종이와 동등합니다

많은 과세 당국이 완전하고 읽을 수 있으며 변경되지 않았다는 조건으로 전자 사본을 명시적으로 인정합니다. 한국은 전자세금계산서와 현금영수증 제도로 상당 부분이 애초에 전자 기록으로 남고, 영국·미국·호주도 대부분의 용도에서 스캔을 인정합니다. 조건은 서로 비슷합니다. 가장자리를 포함한 문서 전체, 읽을 수 있을 것, 요구 시 제시할 수 있을 것. 실패의 전형은 파일 형식이 아니라 아래쪽 합계를 잘라 먹는 것입니다.

얼마나 보관해야 하나

기간은 과세 당국이 정하고 나라마다 다릅니다. 한국은 장부와 증빙서류를 원칙적으로 5년간 보관해야 하며, 영국은 6년, 호주는 5년, 미국은 상황에 따라 3년에서 7년입니다. 구매가 아직 보유 중인 자산 — 기계, 차량, 건물 개보수 — 과 관련된다면, 그 물건을 보유하는 동안에 보관 기간을 더한 만큼 영수증을 남기세요. 나중에 팔 때 취득가액을 정하는 것이 그 서류이기 때문입니다.

난장판을 만들지 않고 전자화하기

IMG_4821 같은 이름의 파일 만 개가 든 폴더는 기록 체계가 아닙니다. 각 파일을 날짜, 판매자, 금액 순으로 이름 지으면 이름순 정렬이 곧 날짜순 정렬이 됩니다. 사진을 찍은 휴대폰만이 아니라 두 곳에 백업되는 위치에 보관하세요. 그리고 월말에 몰아서가 아니라 구매하는 그 자리에서 찍으세요. 사라지는 영수증은 언제나 기다린 영수증입니다.