Cosa deve contenere ogni ricevuta
Non esiste uno standard mondiale unico per le ricevute, ma esiste un nucleo comune che il verificatore, il cliente e il commercialista si aspettano tutti di trovare. Se manca uno di questi campi la ricevuta di solito resta comunque un documento — diventa solo più difficile da difendere quando un anno dopo qualcuno la mette in discussione.
I sei campi mai facoltativi
Nome del venditore, data, descrizione di ciò che è stato venduto, importo, metodo di pagamento e un riferimento univoco. Questi sei rispondono a ogni domanda che verrà posta al documento. Senza numero di riferimento non ritrovi più l'operazione; senza metodo di pagamento non puoi dimostrare che il denaro si è mosso invece di restare dovuto. La descrizione è il punto in cui si taglia di più, ed è esattamente quello su cui insiste una verifica: «materiali» non spiega nulla, «impiallacciatura di rovere, 3 pannelli» spiega tutto.
I campi dell'imposta e perché l'aliquota deve comparire
Se è stata applicata un'imposta, la ricevuta deve mostrare aliquota, importo dell'imposta e imponibile separatamente e non un unico numero fuso. Da una cifra sola nessuno può detrarre l'imposta, e nemmeno tu puoi riconciliare. Se il venditore è registrato, la partita IVA compare normalmente nell'intestazione: in molti Paesi una ricevuta che ne è priva non serve a detrarre, per quanto dettagliato sia il resto.
I campi che nessuno impone e tutti vogliono
Il conteggio delle voci, perché il cliente verifichi che non manchi nulla. La cassa, il terminale o le iniziali di chi ha servito, perché una contestazione risalga a una persona. Una riga su resi o garanzia, dato che metà del motivo per cui si conservano le ricevute è poter riportare indietro qualcosa. E il simbolo della valuta scritto per esteso: ovvio in negozio, indispensabile appena vendi oltreconfine e «45,00» può essere tre importi diversi.
Domande frequenti
Una ricevuta va firmata?
Nel dettaglio quasi mai. La firma conta nelle consegne di contante tra imprese, nelle cauzioni e ovunque una persona precisa dichiari di aver ricevuto somme. In una vendita al banco il documento stampato più la traccia del pagamento è una prova più solida di una firma, ed è per questo che i terminali hanno smesso di chiederla.
Serve la numerazione progressiva?
Per le fatture di norma sì, e in modo rigoroso. Per le ricevute varia: in molte giurisdizioni si richiede solo l'univocità, non una serie senza salti. La numerazione progressiva resta comunque l'abitudine migliore — un salto è una domanda a cui puoi rispondere, due numeri uguali sono un groviglio senza uscita.
E se la ricevuta riguarda un rimborso?
Indicalo come importo negativo o etichettalo chiaramente come nota di credito, richiamando il numero della ricevuta originale. Registrare un rimborso come nuova operazione positiva è la causa più frequente di conti che smettono di quadrare.
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