Ricevuta o fattura: la differenza reale
Le due parole vengono scambiate di continuo e nel parlato non dà fastidio a nessuno. In contabilità sono i due estremi della stessa operazione: la fattura è una richiesta di pagamento, la ricevuta è il riconoscimento che il pagamento è avvenuto. Una guarda avanti, l'altra indietro.
La fattura è una pretesa con una scadenza
La fattura viene emessa prima che il denaro si muova. Indica l'importo dovuto, la prestazione o la merce coperta e — ciò che la rende fattura e non preventivo — una scadenza con le istruzioni di pagamento. Poiché avanza una pretesa sul denaro altrui, porta più formalità: nomi completi delle due parti, numeri fiscali e una numerazione progressiva che non deve saltare né ripetersi. In molti Paesi una fattura insoluta è prova azionabile di un credito.
La ricevuta è una conferma senza scadenza
La ricevuta viene emessa dopo che il denaro si è mosso e chiude il cerchio. Richiede meno apparato giuridico perché non chiede nulla: registra che in questa data quell'importo è stato pagato, per queste voci, con questo metodo. Per questo gli scontrini possono essere striscioline di carta termica mentre le fatture occupano pagine intere. Il compito della ricevuta è provare il pagamento, non l'obbligazione.
Quando servono entrambe
Una vendita in contanti al banco richiede solo la ricevuta: non c'è mai stato un momento in cui il denaro era dovuto. Un progetto a trenta giorni richiede entrambe: fattura alla consegna, ricevuta all'incasso. Se compri, conserva il documento che prova il pagamento; se vendi, tieni la fattura per i tuoi libri e consegna la ricevuta. L'unica combinazione problematica è la fattura timbrata «pagata» spacciata per ricevuta: alcune amministrazioni la accettano, altre no.
Domande frequenti
Un documento può essere entrambe le cose?
A volte. La fattura quietanzata è riconosciuta in diversi Paesi; altri pretendono due documenti separati con numerazioni indipendenti. Poiché la risposta dipende dal Paese, verifica con il commercialista prima di adottare un documento combinato.
Quale serve per dedurre una spesa?
Di solito la ricevuta, perché prova che il denaro è uscito dal conto. La sola fattura prova soltanto che ti è stato chiesto di pagare. Per acquisti importanti molte amministrazioni vogliono anche la fattura, che porta i dati fiscali del venditore che la ricevuta può omettere.
Lo scontrino del POS è una ricevuta?
Non proprio. La striscia stampata dal terminale è una prova di pagamento: mostra importo e carta, ma di solito non cosa hai comprato. Per questo i negozi la stampano oltre allo scontrino dettagliato, non al suo posto. Se l'acquisto conta, conserva entrambi.
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