Come fare una ricevuta, passo passo
Una ricevuta è un breve documento che dice chi ha pagato, chi è stato pagato, per cosa, quanto e quando. Tutto il resto è decorazione. Una volta imparato l'ordine di queste cinque informazioni, scriverne una richiede circa un minuto — e l'impaginazione è identica sia che tu stia servendo un caffè sia che tu stia incassando un logo.
L'intestazione: chi la emette
In alto sta chi vende. Prima la ragione sociale o il nome dell'attività, poi il recapito davvero utile a chi ha il foglio in mano: un indirizzo per un negozio, un sito per chi vende online, un telefono per un artigiano. Se sei titolare di partita IVA, il numero va normalmente qui. Due o tre righe bastano: l'intestazione serve perché ti si possa ritrovare, non per raccontare la tua storia.
Il corpo: voci, quantità e importi
Sotto una riga di separazione, elenca ciò che è stato realmente acquistato. Ogni voce porta una descrizione, una quantità quando conta e un prezzo. Resisti alla tentazione di abbreviare in qualcosa che capisci solo tu: «consulenza, 2 h» batte «cons. x2». Sotto arriva l'aritmetica, e deve leggersi dall'alto in basso: imponibile, poi l'imposta su una riga propria con l'aliquota scritta per esteso, poi il totale nel corpo più grande della pagina. Uno sconto va sopra l'imponibile, mai nascosto dentro il prezzo di una voce.
Il piede: prova, riferimento e ringraziamento
L'ultimo blocco trasforma l'elenco in un documento: data e ora, un numero univoco e il metodo di pagamento — contanti, carta, bonifico, e le ultime quattro cifre se è stata una carta. Dai a ogni ricevuta un numero suo, anche solo la data più un contatore: è quel numero che cercherai sei mesi dopo, quando qualcuno chiederà una copia. Una breve riga di ringraziamento in fondo non costa nulla ed è l'unica parte che qualcuno rilegge.
Domande frequenti
Una ricevuta scritta a mano è valida?
Sì. Da nessuna parte è richiesto che una ricevuta sia stampata, solo che contenga le informazioni necessarie e sia leggibile. Un appunto a mano con venditore, data, voci, totale e metodo di pagamento è un documento valido. L'argomento pratico a favore della stampa è che la stampa non si sbava, non si contesta come grafia falsificata e si duplica in modo identico.
Che differenza c'è tra ricevuta e prova di pagamento?
La ricevuta la emette il venditore e descrive ciò che è stato venduto. La prova di pagamento — estratto conto, scontrino POS, schermata di bonifico — arriva dal circuito di pagamento e mostra solo che il denaro si è mosso. Quasi tutti i commercialisti vogliono entrambe: la ricevuta dice cosa hai comprato, la prova dice che l'hai pagato.
Posso emettere una ricevuta dopo la vendita?
Sì, è comune. Riporta la data reale dell'operazione, non quella in cui la scrivi, e segnala che è un duplicato se il cliente ne aveva già una. Due ricevute identiche con lo stesso numero in circolazione sono il modo classico in cui una spesa finisce contata due volte.
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