領収書の書き方、手順どおりに

領収書とは、誰が払い、誰が受け取り、何に対して、いくらを、いつ支払ったかを示す短い記録です。それ以外はすべて飾りにすぎません。この五つの並び順さえ頭に入れば、書くのに一分もかかりません。コーヒーを手渡すときも、ロゴ制作の代金を受け取るときも、構成は同じです。

ヘッダー：誰が発行するのか

上部は売り手を示す場所です。まず屋号または会社名、続いて紙を手にした人に本当に役立つ連絡先を書きます。店舗なら住所、ネット販売ならサイト、職人なら電話番号です。課税事業者であれば、登録番号も通常ここに入ります。二、三行で十分です。ヘッダーはもう一度あなたを見つけてもらうためにあるのであって、来歴を語るためではありません。

本体：品目・数量・金額

罫線の下に、実際に買われたものを並べます。各行には品名、必要なら数量、そして金額。自分にしか分からない略語の誘惑は退けてください。「コンサル×2」より「相談業務、2時間」です。品目の下には計算が続き、上から下へ読めなければなりません。小計、次に税率を明記した独立行の消費税、そしてページ内で最も大きな文字の合計。割引があるなら小計の上に置き、決して品目の単価に紛れ込ませないこと。

フッター：証拠・番号・お礼

最後のブロックが、ただの一覧を記録に変えます。日付と時刻、固有の番号、そして支払方法 — 現金、カード、振込、カードなら下4桁。日付＋連番でもかまわないので、すべての領収書に固有の番号を与えてください。半年後に控えを求められたとき、探す手がかりはその番号です。末尾の短いお礼の一行はただですし、誰かが二度読む唯一の部分でもあります。